Privacy policy
1. Titolare del trattamento
E-SME Srl, Via Arcivescovo Calabiana 6, 20139 Milano — C.F. e P.IVA IT12072540961.
Telefono: +39 02 40044165 · PEC: [email protected] · Email: [email protected]
Per qualsiasi questione relativa ai tuoi dati personali e per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a [email protected] o a [email protected].
2. Ambito dell’informativa
Questa informativa riguarda il sito pubblico https://e-sme.net e la piattaforma E-SME: moduli di contatto e prenotazione, account, gestione dei contatti e dei deal, candidature, riunioni online e registrate, trascrizioni e funzioni di intelligenza artificiale. I servizi E-SME sono rivolti a imprese e professionisti e non sono destinati a minori di 18 anni.
3. Dati, finalità e basi giuridiche
| Finalità | Dati trattati | Base giuridica |
|---|---|---|
| Rispondere a richieste di contatto e prenotazioni inviate dalla Home, da /prenota o dal dettaglio di un deal; creare il relativo profilo nella piattaforma | Nome e cognome, email, telefono, professione, provincia, messaggio, data e orario della prenotazione | Esecuzione di misure precontrattuali adottate su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR) |
| Valutare le candidature inviate da «Lavora con noi» | Dati inseriti nel modulo e CV allegato | Misure precontrattuali su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b GDPR); per i curricula inviati spontaneamente non è richiesto il consenso (art. 111-bis Codice privacy) |
| Fornire l’account e la piattaforma: autenticazione, gestione di ospiti, advisor e partner, deal, negoziazioni, note, task e appuntamenti | Dati identificativi e di contatto, informazioni professionali e aziendali, contenuti inseriti e storico delle attività | Esecuzione del contratto e dei Termini d’uso (art. 6.1.b GDPR) |
| Inviare le email di sistema e di servizio | Indirizzo email, nome e contenuto della comunicazione | Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR) |
| Registrare l’audio delle riunioni e trascriverlo | Voce, dati dei partecipanti e della riunione, trascrizione | Consenso dei partecipanti, raccolto prima dell’avvio della registrazione (art. 6.1.a GDPR) |
| Funzioni AI della piattaforma: sintesi dei profili ed estrazione dei dati utili a preparare un deal | Informazioni e documenti inviati alla specifica funzione e risultati generati | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) |
| Statistiche aggregate sulla consultazione delle pagine pubbliche (Google Analytics 4) | Identificatori online del browser, pagine visitate, dati tecnici del dispositivo e della connessione | Consenso (art. 6.1.a GDPR e art. 122 Codice privacy), revocabile in qualsiasi momento |
| Sicurezza del sito e della piattaforma, prevenzione di abusi (incluso il CAPTCHA aritmetico interno), log tecnici e backup | Dati tecnici di accesso e di utilizzo, indirizzo IP | Legittimo interesse del titolare a proteggere i propri sistemi e i dati degli utenti (art. 6.1.f GDPR) |
| Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali; tutela dei diritti in sede giudiziaria | Dati necessari al rapporto e alla documentazione contabile | Obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR); legittimo interesse alla difesa dei diritti (art. 6.1.f GDPR) |
Il conferimento dei dati richiesti nei moduli è necessario per dare seguito alla tua richiesta: in mancanza non possiamo rispondere, valutare la candidatura o fornire il servizio. Il consenso alle statistiche e alla registrazione delle riunioni è facoltativo e il rifiuto non impedisce l’uso del sito e della piattaforma. Non svolgiamo attività di marketing né inviamo newsletter; se in futuro lo faremo, sarà solo con il tuo consenso specifico.
4. Riunioni registrate e funzioni AI
Le riunioni online si svolgono tramite il servizio Daily. La registrazione, quando attivata, riguarda il solo audio: i partecipanti vengono informati prima dell’avvio e la registrazione parte solo se acconsentono. Chi non acconsente può partecipare alla riunione senza che venga registrata. Il consenso può essere revocato in ogni momento scrivendo ai contatti indicati sopra.
L’audio registrato può essere trascritto tramite OpenRouter, che instrada la richiesta al fornitore del modello: il modello di trascrizione predefinito è Microsoft MAI-Transcribe 2, con distinzione delle voci. Le funzioni AI generano sintesi dei profili ed estraggono i dati utili a preparare un deal; i risultati sono salvati nella piattaforma e sono sempre verificati da una persona prima di essere utilizzati. Ai fornitori AI vengono inviati solo i dati necessari alla specifica funzione.
Audio, trascrizioni e risultati AI sono accessibili solo all’organizzatore della riunione, agli Advisor o Partner assegnati all’operazione e al personale E-SME autorizzato.
5. Accesso ai dati e decisioni automatizzate
Nella piattaforma ciascun utente vede solo i dati relativi ai contatti, ai deal e alle negoziazioni a cui è assegnato o autorizzato. La piattaforma può assegnare automaticamente i nuovi contatti agli Advisor o Partner competenti e proporre suggerimenti generati con l’AI: si tratta di strumenti organizzativi e di supporto. Non vengono prese decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente su di te ai sensi dell’art. 22 GDPR.
6. Destinatari dei dati
I dati sono trattati dal personale E-SME autorizzato e, per quanto necessario all’operazione, dagli Advisor e Partner della rete E-SME a cui la tua richiesta o il tuo deal sono assegnati. Possono inoltre essere trattati dai seguenti fornitori, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR:
- Mailjet SAS (Francia) — invio delle email di sistema e inoltro delle candidature;
- Daily (Stati Uniti) — riunioni online e registrazione audio;
- OpenRouter, Inc. (Stati Uniti) e i fornitori dei modelli AI attivati, tra cui Microsoft per la trascrizione — trascrizioni e funzioni AI;
- Google Ireland Limited (Irlanda) — Google Analytics 4, solo con il tuo consenso;
- fornitori di hosting, database e archiviazione cloud che ospitano la piattaforma e i documenti.
I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche quando previsto dalla legge. Non vendiamo i dati personali. L’elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta.
7. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
Alcuni fornitori (Daily, OpenRouter e i fornitori dei modelli AI, e Google per l’eventuale accesso da parte di Google LLC) possono trattare dati negli Stati Uniti. I trasferimenti avvengono sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea relativa all’EU-U.S. Data Privacy Framework, per i fornitori certificati, oppure delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR), con le misure supplementari eventualmente necessarie. Puoi ottenere informazioni sulle garanzie adottate e una copia delle stesse scrivendo ai contatti del titolare.
8. Conservazione dei dati
| Dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Richieste di contatto e prenotazioni non seguite da un rapporto | 24 mesi dall’ultimo contatto |
| Account, profili e dati della piattaforma (contatti, deal, negoziazioni, note, task, appuntamenti, documenti) | Per tutta la durata del rapporto; dopo la chiusura dell’account o la conclusione dell’operazione, 24 mesi, salvo i dati da conservare per obblighi di legge o per la tutela dei diritti |
| Candidature e CV | 24 mesi dalla ricezione, salvo instaurazione del rapporto |
| Email di sistema e relativi log di invio | 12 mesi |
| Registrazioni audio delle riunioni | Fino alla trascrizione e comunque non oltre 30 giorni dalla riunione |
| Trascrizioni e risultati delle funzioni AI | Quanto il deal o la negoziazione a cui si riferiscono |
| Documentazione amministrativa e contabile | 10 anni (art. 2220 c.c.) |
| Log tecnici e di sicurezza | 12 mesi |
| Backup | Sovrascritti ciclicamente entro 35 giorni |
| Dati statistici di Google Analytics 4 | 14 mesi nella proprietà Analytics |
In caso di richiesta di cancellazione, i dati vengono eliminati dai sistemi attivi entro 30 giorni e scompaiono dai backup al termine del relativo ciclo di conservazione, salvo quelli che dobbiamo conservare per legge. Allo scadere dei periodi indicati i dati sono cancellati o resi anonimi.
9. I tuoi diritti
Puoi chiedere in qualsiasi momento l’accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati, e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (artt. 15–21 GDPR). Puoi revocare il consenso in ogni momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca; per i cookie puoi farlo da «Preferenze cookie» nel footer.
Per esercitare i tuoi diritti scrivi a [email protected] o [email protected]. Rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi più complessi (art. 12 GDPR). Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (art. 77 GDPR).
10. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita o divulgazione, tra cui connessioni cifrate, accessi profilati per ruolo, tracciamento delle attività e backup.
11. Cookie e modifiche
Per cookie e strumenti analoghi consulta la Cookie policy. Questa informativa può essere aggiornata; la versione vigente è sempre pubblicata in questa pagina con la data dell’ultimo aggiornamento.